ISO 41001: 2018 - THE FM MANAGEMENT SYSTEM | UPDATE

 

DISTANCE LEARNING FROM TUV NORD SA

ISO 41001: 2018 FMS

FACILITY MANAGEMENT, ορίζεται ως η λειτουργία μιας επιχείρησης | οργανισμού που ενοποιεί ανθρώπους | χώρους εργασίας | διαδικασίες οργάνωσης εντός του δομημένου περιβάλλοντος (το Κτίριο) με σκοπό:

1.     Την βελτίωση της ποιότητας ζωής των εργαζομένων.

2.     Την αύξηση της παραγωγικότητας της κύριας επιχειρηματικής δραστηριότητας.

 

STRATEGIC FM SYSTEM

Η δραστηριότητα που άμεσα υποστηρίζει την κύρια δραστηριότητα της επιχείρησης, φέροντας εις πέρας τους στόχους και τον σχεδιασμό που διέρχεται μέσα από την διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων, ώστε να είναι:

1.     Ασφαλή.

2.     Αξιόπιστα.

3.     Αποδοτικά.

4.     Λειτουργικά.

5.     Βιώσιμα.

ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΩΝ (FM)

1.      Βελτιωμένη αντίληψη του οργανισμού ζήτησης για τους στόχους, τις ανάγκες και τα εμπόδια.

2.      Μειωμένη πιθανότητα αποσύνδεσης μεταξύ των στόχων και των αναγκών και των μέσων υποστήριξης.

3.      Ευθυγράμμιση μεταξύ των απαιτήσεων FM και των αναγκών του οργανισμού σαν κύρια δραστηριότητα.

4.      Βελτιωμένη αποδοτικότητα στην διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων γενικά και στην παράδοση των αναγκαίων υπηρεσιών FM

5.      Συνεπής διαχείριση με μεθοδολογία για την ανάπτυξη στρατηγικών FM, που είναι διάφανη και μετρήσιμη.

6.      Δημιουργία γραμμής βάσης μετρήσεων στην λειτουργική αποδοτικότητα για FM και η συνεισφορά στην κύρια δραστηριότητα της επιχείρησης.

7.      Συνεισφορά στην αποδοτικότητα των δαπανών (OPEX, CAPEX) της επιχείρησης και όπου εφαρμόζεται, η ανταγωνιστικότητα της.

8.      Συνεισφορά στην βιωσιμότητα μέσα από την πιο αποδοτική χρήση σπάνιων πηγών.      

 

Το ISO 41001:2018 – FMS καθορίζει τις απαιτήσεις για ένα σύστημα διαχείρισης εγκαταστάσεων (περιουσιακών στοιχείων), όταν ένας οργανισμός:

α) χρειάζεται να επιδείξει αποτελεσματική και αποδοτική παράδοση FM που υποστηρίζει τους στόχους του οργανισμού ζήτησης.

β) στοχεύει να ανταποκρίνεται με συνέπεια στις ανάγκες των ενδιαφερομένων και στις ισχύουσες απαιτήσεις.

γ) στοχεύει να είναι βιώσιμο σε ένα παγκόσμιο ανταγωνιστικό περιβάλλον.

Οι απαιτήσεις που καθορίζονται στο ISO 41001:2018 δεν αφορούν συγκεκριμένους επιχειρηματικούς κλάδους, αλλά προορίζονται ώστε να ισχύουν για όλους τους οργανισμούς ή τμήματα αυτών, τον δημόσιο ή ιδιωτικό τομέα, και ανεξάρτητα από τον τύπο, το μέγεθος και τη φύση του οργανισμού ή της γεωγραφικής τοποθεσίας.

ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ FACILITY MANAGER

1.     Ευθύνη γενικού διαχειριστή – καταγραφή περιουσιακών στοιχείων – αρχείο.

2.      Συνέχεια επιχειρηματικότητας – Ανάκτηση από Καταστροφές – επιχειρηματικές κρίσεις.

3.      Συμβατότητα – Νομοθεσία – Κανονισμοί – Π.Δ

4.     Συμβάσεις – προδιαγραφές – διαγωνισμοί – αναθέσεις – διαχείριση έργων.

5.     CSR – Ενέργεια | CO2 | Απορρίμματα | Εργασιακή ισορροπία | Βιωσιμότητα.

6.     ΠΕΛΑΤΕΣ – σχέσεις και παράπονα.

7.     Οικονομικά – λογαριασμοί – προϋπολογισμός – μελέτες σκοπιμότητας.

8.     Ομάδα FM – διοίκηση – εκπαίδευση – προσλήψεις.

9.     ICT & BMS – Καλωδιώσεις, δίκτυα, CAD, CAFM, CMMS.

10.  Δίκτυα – διασυνδέσεις με εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες.

11.  Αποδοτικότητα – εργαζόμενοι, κρίσιμοι δείκτες αποφάσεων.

12.  Προμήθειες – Υπηρεσίες – Δημόσιες – Τροφοδοσία γενικά.

13.  Κίνδυνοι - Συνέχεια επιχειρηματικότητας – περιβάλλον – Υγεία και ασφάλεια εργαζομένων - ασφαλίσεις.

14.  Στρατηγική FM – επιχειρηματικός σχεδιασμός – δράσεις – αποστολή – στόχοι.

15.  Χώροι εργασίας – σχεδιασμός – νέες τάσεις – ευλύγιστοι χώροι – έπιπλα και καρέκλες εργασίας.      

Η ΠΟΛΙΤΙΚΗ FACILITY MANAGEMENT ΣΤΟΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ

Η ανώτατη διοίκηση θεσπίζει την πολιτική FM, που:

α) είναι κατάλληλη για το σκοπό του οργανισμού.

β) παρέχει ένα πλαίσιο για τον καθορισμό των στόχων FM.

γ) διασφαλίζει τη διαχείριση του κινδύνου.

δ) περιλαμβάνει δέσμευση για την ικανοποίηση των ισχυουσών απαιτήσεων.

ε) περιλαμβάνει δέσμευση για την συνεχή βελτίωση του συστήματος FM.

στ) έχει εγκριθεί από την ανώτατη διοίκηση ή από ένα χορηγό του οργανισμού ζήτησης.

ζ) αντιστοιχεί στα χαρακτηριστικά και τις απαιτήσεις του οργανισμού ζήτησης.

η) εξετάζει τα χαρακτηριστικά και τις απαιτήσεις των χρηστών της εγκατάστασης και της ίδιας της εγκατάστασης.

θ) επισημαίνει πώς ανταποκρίνεται στα ζητήματα που είναι κατάλληλα για το τοπικό πλαίσιο λειτουργίας.

 

Η πολιτική FM θα είναι:

— διαθέσιμη ως τεκμηριωμένες πληροφορίες.

— επικοινωνεί τακτικά εντός του οργανισμού και με άλλα ενδιαφερόμενα μέρη.

— διαθέσιμη στα ενδιαφερόμενα μέρη, κατά περίπτωση.

— συνεπής και ενσωματωμένη με άλλες σχετικές οργανωτικές πολιτικές.

— συνεπής με το οργανωτικό σχέδιο του οργανισμού.

— κατάλληλο για τη φύση και την κλίμακα του οργανισμού και των λειτουργιών του.

— υλοποιείται, επανεξετάζεται περιοδικά και αναφέρεται στην ανώτατη διοίκηση και, εάν απαιτείται, ενημερώνεται.

 

ΡΟΛΟΙ – ΕΥΘΥΝΕΣ – ΕΞΟΥΣΙΕΣ ΣΤΟΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ

Η ανώτατη διοίκηση διασφαλίζει ότι ανατίθενται οι ευθύνες και οι αρχές για τους σχετικούς ρόλους και επικοινωνούνται εντός του οργανισμού.

Η ανώτατη διοίκηση θα αναθέσει την ευθύνη και την εξουσία για:

α) διασφάλιση ότι το σύστημα FM συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του παρόντος εγγράφου.

β) διασφάλιση ότι οι πολιτικές και οι στόχοι καθορίζονται για το σύστημα FM και είναι συμβατοί με τη στρατηγική κατεύθυνση του οργανισμού.

γ) υποβολή εκθέσεων σχετικά με την απόδοση του συστήματος FM στην ανώτατη διοίκηση.

δ) διασφάλιση ότι η διαδικασία FM έχει καθιερωθεί και είναι συμβατή με την πολιτική FM και τους στόχους FM.

ε) καθιέρωση και ενημέρωση του σχεδίου FM.

στ) διασφάλιση ότι τα συστήματα διαχείρισης, οι διαδικασίες και οποιαδήποτε αλυσίδα εφοδιασμού που χρησιμοποιείται υποστηρίζουν πλήρως την υλοποίηση των στόχων FM.

ζ) διασφάλιση της καταλληλότητας, της ευρωστίας, της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας του συστήματος FM.

η) διασφάλιση ότι οι στρατηγικές προμήθειας υποστηρίζουν το σύστημα FM.

θ) δημιουργία, αναθεώρηση, αναφορά και ενημέρωση του συστήματος FM.

Ο ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ

Κατά τον σχεδιασμό για το σύστημα FM, ο οργανισμός θα εξετάσει τα ζητήματα που αναφέρονται στο βασικό κείμενο τεκμηρίωσης και τις απαιτήσεις του οργανισμού και καθορίζουν τους κινδύνους και τις ευκαιρίες που πρέπει να αντιμετωπιστούν:

— να παρέχει τη βεβαιότητα ότι το σύστημα FM μπορεί να επιτύχει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα.

— την πρόληψη ή μείωση των ανεπιθύμητων ενεργειών.

— την εξασφάλιση επιχειρησιακής συνέχειας και ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης.

— την επίτευξη συνεχούς βελτίωσης.

 

Ο οργανισμός θα προγραμματίσει:

α) Τις ενέργειες για την αντιμετώπιση αυτών των κινδύνων και ευκαιριών, λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο με τον οποίο αυτοί οι κίνδυνοι και οι ευκαιρίες μπορούν να αλλάξουν με τον καιρό.

β) πώς να:

— να ενσωματώσει και να εφαρμόσει τις ενέργειες, στις διαδικασίες του συστήματος FM·

— ορίζει την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας, αυτών των ενεργειών.

 

ΣΤΟΧΟΙ FM ΣΤΟΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ

Ο οργανισμός καθορίζει στόχους FM σε σχετικές λειτουργίες, υπολειτουργίες και επίπεδα.

Ο οργανισμός εξετάζει τις απαιτήσεις των σχετικών ενδιαφερομένων και άλλων οικονομικών, τεχνικές και οργανωτικές απαιτήσεις της διαδικασίας σχεδιασμού FM.

Οι στόχοι του FM, έκαστος:

α) να είναι συνεπής και ευθυγραμμισμένος με τους οργανωτικούς στόχους.

β) να είναι συνεπής με την πολιτική FM.

γ) να είναι μετρήσιμος (εάν είναι εφικτό) χωρίς υπερβολικό κόστος τεκμηρίωσης.